Раздел «Входящие» помогает быстро превращать сообщения клиентов из мессенджеров в задачи на рабочих досках.
Вместо того чтобы вручную переписывать каждую просьбу клиента в таск-менеджер, можно просто переслать сообщение в бот Панели. Оно появится во «Входящих», откуда его за несколько действий можно превратить в полноценную задачу с клиентом, доской, этапом, дедлайном и приоритетом.
При правильной настройке большая часть этой рутины автоматизируется.
Сначала откройте настройки раздела и подключите каналы входящих.
Поддерживаются:
После подключения канала можно пересылать сообщения клиентов в соответствующего бота.
Важно: во «Входящие» передаётся текст сообщения. Вложения из мессенджеров не загружаются.
1
Когда клиент прислал задачу, просто перешлите его сообщение в бот Панели.
Бот подтвердит, что текст добавлен во «Входящие».
Если задача состоит из нескольких сообщений, их можно собрать в одну цепочку: после первого сообщения бот предложит добавить ещё или завершить подборку.
После завершения запись появится во вкладке «Новые».
2
При открытии записи Панель переносит текст сообщения в поле «Что сделать».
Его можно отредактировать, если формулировку клиента нужно сделать более понятной для рабочей задачи.
Исходный текст при этом остаётся доступен, поэтому всегда можно свериться с тем, что именно написал клиент.
3
Чтобы превратить сообщение в задачу, нужно выбрать:
Например:
Клиент → Основные задачи → Новые задачи
После этого входящее можно создать как обычную задачу в разделе работы с клиентами.
4
При необходимости раскройте блок «Детали задачи».
Можно указать:
Текст исходного сообщения автоматически переносится в описание, поэтому переписывать его вручную не нужно.
5
Панель умеет запоминать, куда вы обычно отправляете сообщения от конкретного источника.
Например, если сообщения определённого клиента всегда относятся к:
RUSSMO → Основные задачи → Новые задачи
эту связку можно сохранить.
При следующем сообщении от того же источника Панель предложит уже готовое назначение.
Останется проверить его и подтвердить.
Если автоматическое предложение не подходит, его всегда можно изменить или не применять.
6
Для ещё большей автоматизации можно создать правила распределения.
Правило может учитывать:
После этого оно предлагает заранее заданные:
Например, можно создать правило:
Пример правила
если сообщение пришло от определённого клиента и содержит слово «рассылка», предлагать конкретную доску и этап.
Важно: правило не создаёт задачу автоматически. Оно только заранее заполняет подходящее назначение, а окончательное решение остаётся за вами.
Правила можно:
7
Если новых записей накопилось много, можно включить режим «Разобрать список».
В этом режиме входящие открываются последовательно одно за другим.
После обработки текущей записи автоматически открывается следующая.
Так можно быстро разобрать большую очередь, не возвращаясь каждый раз к списку вручную.
8
Кнопка «Выбрать» включает режим массовой работы.
Можно выделить несколько входящих и выполнить действие сразу над всей подборкой.
Например:
Это особенно удобно, если один клиент отправил несколько сообщений по одной теме или после рабочего дня накопилось много новых запросов.
9
Входящие разделены на несколько состояний:
Если сообщение не нужно обрабатывать прямо сейчас, его можно отложить и вернуться к нему позже.
После создания задачи запись переходит в завершённые.
10
При большом количестве входящих можно открыть глубокие фильтры.
Записи можно отбирать, например:
Это удобно при работе сразу с большим количеством клиентов и источников.
11
Необязательно получать запись только из мессенджера.
Через кнопку «Добавить» можно создать входящее вручную.
Это удобно, если задача появилась:
Основная задача раздела — убрать ручной перенос клиентских сообщений в рабочие доски.
Обычно процесс выглядит так:
клиент пишет задачу → специалист открывает свою систему → создаёт карточку → выбирает клиента → доску → этап → копирует текст → добавляет дедлайн и приоритет.
При большом количестве клиентов эта мелкая рутина начинает занимать много времени.
С «Входящими» схема сокращается:
переслали сообщение в бот → открыли Панель → проверили назначение → создали задачу.
А если заранее настроить запоминание источников и правила распределения, большая часть полей будет заполняться автоматически.
В результате раздел позволяет не терять задачи из переписок и поддерживать клиентские доски в актуальном состоянии без постоянного ручного копирования сообщений.